Former ses équipes à l'IA : par où commencer ?

Commencez par une question simple : qui, dans votre bureau, travaille aujourd'hui avec les documents ? Ces personnes utilisent probablement déjà l'IA, ou vont le faire prochainement. La solidité de cette adoption dépend de ce qu'elles savent faire avec l'outil et des tâches sur lesquelles elles l'emploient.

Pourquoi la formation s'inscrit dans la durée

Dans l'enquête BCG AI at Work 2025, 36 % des salariés jugent leur formation à l'IA suffisante. L'usage régulier est déclaré par 79 % des personnes ayant reçu plus de cinq heures de formation, contre 67 % en dessous de ce seuil. L'enquête observe une association entre formation et usage régulier. Elle ne démontre pas que la durée de formation cause à elle seule cet usage.

Ce résultat ne suffit pas à fixer une durée universelle. Pour la pratique, il invite à revenir sur les tâches réelles après un premier module. Un webinaire de trente minutes sur « comment écrire un prompt » pose un repère. Des séances ultérieures permettent de l'appliquer aux documents que l'équipe traite vraiment.

Une étude McKinsey publiée en janvier 2025 (Superagency in the workplace) a demandé aux dirigeants d'estimer quelle proportion de leurs salariés utilisait l'IA pour au moins 30 % de leur travail. Leur réponse médiane était de 4 %. La réalité mesurée auprès des salariés eux-mêmes était de 13 %. Les collaborateurs adoptent l'IA plus vite que la direction ne le pense. Le cadre, l'accompagnement et la formation sur les tâches qui comptent vraiment déterminent alors la qualité de cette adoption.

Les deux dimensions essentielles

Deux dimensions reviennent dans tous les bureaux qui adoptent l'IA sérieusement. Elles peuvent être abordées brièvement au sein d'un même module.

La première est le jugement : savoir reconnaître les sorties qui exigent une vérification et les tâches qui se prêtent vraiment à l'IA. Ce tri dépend d'abord de la structure de chaque tâche. Une formation signale au minimum que ce tri existe et qu'il relève du collaborateur.

La seconde est la question des données : comprendre quel type de document peut entrer dans quel type d'outil, et pourquoi cette distinction a des conséquences réelles. L'usage d'un outil grand public, c'est-à-dire une version gratuite et sans contrat encadrant le traitement des données, pour des données clients ou des documents confidentiels est lui aussi un sujet à part entière, qui mérite une attention propre. La formation doit créer un réflexe : avant de copier un document dans un outil, se demander ce qu'il contient.

Ces deux dimensions forment le socle de ce que l'on appelle la littératie IA. Une formation qui n'en couvre qu'une partie laisse des angles morts, parfois visibles quelques semaines après, quand les réflexes acquis rencontrent une situation que la formation n'avait pas anticipée.

3 signes qu'une formation tient dans le travail quotidien

Ces trois points permettent de poser un diagnostic sur une formation reçue ou envisagée. Le contenu précis dépend des tâches réelles du bureau et des outils déjà en place.

• Les collaborateurs savent formuler une demande et reconnaître, sur leurs propres tâches de bureau, les sorties qui exigent une relecture attentive.
• La question de ce qui peut ou ne peut pas entrer dans un outil public a été posée explicitement, avec des exemples tirés des documents courants de l'entreprise.
• Il existe une réponse claire à cette question : que fait-on quand un collaborateur qui maîtrisait bien l'outil quitte l'entreprise ?

Ce dernier point est souvent négligé. Dans les bureaux où l'adoption tient dans le temps, la compétence est suffisamment partagée pour survivre à un départ et suffisamment documentée pour qu'un nouveau collaborateur puisse reprendre les mêmes pratiques sans tout réapprendre de zéro.

Concrètement, les quelques pratiques qui ont vraiment changé la façon de travailler sont notées quelque part, que ce soit une page partagée, un court mémo ou quelques lignes dans un process existant. Quelques lignes suffisent pour qu'un collègue ou un nouvel arrivant comprenne sur quelles tâches l'IA est utilisée, comment et ce qui doit toujours être vérifié. Sans cette trace, la compétence repart avec la personne qui a suivi la formation.

La question du chantier

Un doute revient souvent dans les entreprises du bâtiment : faut-il sortir les équipes du chantier pour les former ? La littératie IA concerne principalement les collaborateurs de bureau qui travaillent avec les documents au quotidien.

Dans un bureau d'entreprise de construction, les collaborateurs directement concernés par l'IA au quotidien travaillent avec les devis, comptes rendus de chantier, CCTP, courriers fournisseurs et demandes de sous-traitants. Quelques personnes, parfois deux ou trois dans un bureau de taille moyenne, concentrent l'essentiel de ces tâches documentaires. Les former sur leurs propres cas, au fil de leur activité, simplifie l'organisation et renforce l'utilité immédiate de la session.

Ce que l'EU AI Act impose, sans l'interpréter à votre place

La formulation actuelle de l'article 4 sur EUR-Lex s'applique depuis le 2 février 2025. Elle demande aux fournisseurs et aux déployeurs de prendre, dans la mesure de leurs possibilités, des mesures pour assurer un niveau suffisant de maîtrise de l'IA aux personnes qui exploitent ou utilisent ces systèmes pour leur compte. Le contexte d'utilisation, les connaissances et l'expérience des personnes concernées doivent être pris en compte. L'article ne fixe ni durée universelle, ni format unique de formation.

Le Parlement européen a approuvé le Digital Omnibus le 16 juin 2026, puis le Conseil lui a donné son approbation finale le 29 juin 2026. Au 22 juillet 2026, la publication restait attendue selon le dossier législatif OEIL. Le Conseil précise que le règlement entrera en vigueur le troisième jour après sa publication. Jusqu'à cette entrée en vigueur, la formulation actuelle de l'article 4 reste applicable.

En pratique, garder une trace des formations réalisées et de leur contenu reste utile, indépendamment de la forme exacte que prendra le texte. L'utilité de cette trace tient à ce qu'elle documente la capacité à utiliser un outil de façon appropriée, y compris quand et comment en vérifier les sorties.

L'interprétation précise de l'article 4 dans votre situation relève d'un conseil juridique.

Questions fréquentes

Une seule formation suffit-elle ?

Rarement. Dans l'enquête BCG AI at Work 2025, 36 % des salariés jugent leur formation à l'IA suffisante. L'usage régulier est déclaré par 79 % des personnes ayant reçu plus de cinq heures de formation, contre 67 % en dessous de ce seuil. C'est une corrélation observée, pas la preuve d'un effet causal de la durée. La pratique sur les tâches du bureau construit ensuite l'ancrage au fil du temps.

Faut-il sortir les équipes du chantier pour les former ?

La littératie IA dans une entreprise du bâtiment concerne avant tout les quelques collaborateurs de bureau qui travaillent quotidiennement avec les documents : devis, comptes rendus, CCTP, courrier fournisseur. Les former sur leurs propres tâches, au fil de leur activité, est la façon la plus directe de commencer.

Qui est concerné par l'obligation de l'AI Act ?

L'article 4 de l'EU AI Act vise les fournisseurs et les déployeurs de systèmes d'IA. Une PME du bâtiment qui utilise un tel système pour son activité peut être un déployeur. Au 22 juillet 2026, la modification adoptée par le Parlement et le Conseil n'était pas encore publiée au Journal officiel : la formulation actuelle restait applicable. Pour votre situation spécifique, consultez un avocat spécialisé.

Combien de temps faut-il pour former une équipe ?

Il n'existe pas de durée universelle. L'efficacité vient d'une formation ciblée sur les tâches concrètes du bureau, suivie d'un ancrage dans les habitudes de travail. Quelques heures sur les cas réels de l'entreprise peuvent déjà produire un effet durable lorsqu'elles s'inscrivent dans ce suivi.

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Par où commence-t-on concrètement ? Par les quelques personnes qui traitent les documents au quotidien et par leurs tâches réelles. Un premier repère, avant même d'engager quoi que ce soit : identifier les deux ou trois tâches documentaires qui reviennent le plus souvent dans le bureau, un type de devis, un format de compte rendu, un courrier récurrent, et voir qui les traite. C'est là que la formation a le plus de chances de tenir, parce que c'est la répétition qui ancre une pratique.

La bonne profondeur et le bon ordre dépendent ensuite de ce que l'on voit dans l'entreprise : quels outils sont déjà là, qui les utilise vraiment, et sur quelles tâches la compétence fait défaut. Une formation construite autour de ces usages réels part de ce diagnostic et s'ancre dans le travail quotidien.