Sie nutzen KI bereits. Kennen Sie die richtigen Fragen?
Die meisten Büros nutzen KI schon, manchmal ohne es bewusst zu entscheiden. Aber niemand behandelt die Fragen, auf die es ankommt: was realistisch ist und wie man geschützt bleibt. Das ist der Teil unserer Arbeit, der vor jedem Werkzeug kommt.
Sie nutzen KI bereits, täglich oder ab und zu
Bei den Endkunden-Versionen ohne professionellen Vertrag verlässt das, was Sie dort einfügen, einen DSGVO-Rahmen, oft auch die EU. Und die Verantwortung trägt die Person, die es eingefügt hat, nicht das Werkzeug. Bei Kunden- oder Projektdaten ist das nicht belanglos. Trotzdem gibt es nichts zu verbieten: wichtig ist, zu wissen, wohin Ihre Daten gehen, und den richtigen Rahmen zu haben.
Das hängt von der Version ab. Bei den vertraglich geregelten Angeboten und den professionellen APIs ist die Nutzung Ihrer Daten zum Training der Modelle in der Regel vertraglich ausgeschlossen. Bei den kostenlosen Endkunden-Versionen oft nicht. Der erste sinnvolle Schritt ist, zu wissen, welche Sie nutzen.
Ja, immer. Eine KI liefert Entwürfe, keine Entscheidungen, und sie irrt sich manchmal, ohne es anzuzeigen. Das menschliche Gegenlesen ist das, was den Rest verlässlich macht.
Der europäische Rahmen zur KI sieht vor, dass die Mitarbeitenden, die diese Werkzeuge nutzen, ein angemessenes Verständnis dafür haben, passend zu Ihrem Einsatz. Die genauen Vorgaben entwickeln sich auf europäischer Ebene noch. In der Praxis heißt das für ein Team, das sie schon nutzt: Teams, die wissen, was das Werkzeug tut und was man ihm nicht anvertrauen sollte, mit einer dokumentierten internen Schulung.
Was wirklich möglich ist, und was nicht
Genau umrissene Dinge: aus einem Dokument mit 80 Seiten die Fristen, das Budget und die Kernpunkte herausziehen; einen ersten Entwurf für ein Angebot, ein Nachfassen oder einen Bericht vorbereiten; Ihre Dokumente und Fotos nach Projekt und Datum ablegen; das Postfach sortieren. Das sind Entwürfe, die Sie freigeben. Ihr wahrer Nutzen zeigt sich, wenn diese Schritte in Ihrer Arbeitsweise ineinandergreifen, ohne dass Sie sie einzeln im Browser anstoßen müssen.
Selten. In den meisten Fällen fehlt nicht eine weitere Software, sondern die Verbindung zwischen denen, die Sie schon haben, oder ein bestimmter Schritt drumherum, der sich automatisieren lässt. Genau hier setzen wir zuerst an. In den Fällen, in denen wirklich ein Werkzeug für Ihr Fach fehlt, bauen wir es auch, aber das ist nicht der Anfang.
Alles, was ein Urteil verlangt, das Sie Zeile für Zeile gegenlesen würden: eine Kalkulation, eine Entscheidung, die danach niemand mehr prüft. Oder ein Volumen, das zu klein ist, um die Umsetzung zu rechtfertigen. Manchmal ist die richtige Antwort, nicht auszurüsten, oder noch nicht.
Nein. Wir gehen von Ihren echten Werkzeugen aus: einer Tabelle, E-Mails, Nachrichten, Papier. Der erste Schritt sind meist ein oder zwei Aufgaben, die jede Woche wiederkommen, kein großes IT-Projekt.
Ein Abo ist ein Werkzeug, das Sie öffnen, in das Sie eine Aufgabe eintippen und dessen Antwort Sie in Ihr Arbeitswerkzeug kopieren. Jedes Mal. Was wir bauen, funktioniert anders: wenn ein Angebot freigegeben zurückkommt, geschehen die Ablage in Ihrer Kundendatei, das Einsortieren des PDF und das Planen des Nachfassens, ohne dass Sie irgendetwas öffnen. Es ist auf Ihre echten Dateien verdrahtet, getestet, dokumentiert, vertraglich geregelt, und es läuft im Hintergrund. Der Unterschied liegt nicht in der Qualität der Antworten, er liegt darin, wer jedes Mal was tut.
Wie man geschützt bleibt, beim Datenschutz und technisch
Standardmäßig auf Servern in der Europäischen Union, und wir bevorzugen europäische Anbieter. Bei jedem von ihnen ist die Verarbeitung Ihrer Daten durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Das ist der Ausgangspunkt, keine Option, die am Ende hinzukommt. Für heiklere Fälle kann ein Restrisiko bestehen bleiben, und wir legen es Ihnen schriftlich dar.
Vier Stufen, je nach Sensibilität der Daten. Daten ohne Personenbezug öffnen die leistungsfähigsten Modelle. Für personenbezogene Daten gibt es drei Grade der Nähe: die europäische Cloud, vertraglich geregelt; ein dedizierter Server in Europa, ohne externen KI-Dienst; oder eine Installation vor Ort, bei der keine Daten Ihre Infrastruktur verlassen.
Auch bei einem Hosting in Europa bringen manche Architekturen ein Restrisiko mit sich. Im Sinne der DSGVO beseitigt nur eine echte Anonymisierung der Daten dieses Risiko, denn dann sind es keine personenbezogenen Daten mehr. Eine bloße Pseudonymisierung genügt nicht, und echte Anonymität ist schwer zu gewährleisten. Für wirklich sensible Daten bevorzugen wir deshalb europäische Server und Anbieter oder eine dedizierte Infrastruktur.
Eine Person bei Ihnen. Standardmäßig sind die Automatisierungen so gebaut, dass nichts ohne Ihre Zustimmung hinausgeht: kein erzwungener automatischer Versand. Sie bleiben für die Daten verantwortlich, wie beim Entwurf eines Praktikanten: Sie unterschreiben, also lesen Sie gegen.
Diese Fragen gehen wir an Ihren echten Prozessen durch.
Das ist die Arbeit des Audits: Sie erhalten einen schriftlichen, klaren Bericht mit einer Reihenfolge der Prioritäten.