Das eigene Team in KI schulen: Wo fängt man an?

Die Antwort beginnt weder mit einem Tool noch mit einer Prompt-Liste. Sie beginnt mit einer einfacheren Frage: Wer in Ihrem Büro arbeitet heute mit Dokumenten? Diese Personen nutzen KI wahrscheinlich bereits, oder werden es bald tun. Was darüber entscheidet, ob diese Nutzung dauerhaft trägt, ist weniger die Qualität des Tools als das, was sie damit anzufangen wissen, und bei welchen Aufgaben.

Warum eine einzige Schulung nicht ausreicht

Nur 36 % der Beschäftigten halten ihre KI-Schulung für ausreichend, so die Studie BCG AI at Work 2025. Von denen, die mehr als fünf Stunden praktische Schulung absolviert hatten, nutzten 79 % KI regelmäßig, gegenüber 67 % bei weniger Schulungszeit. Der Unterschied wird noch größer, wenn die Schulung an echten Unternehmensfällen stattfindet und durch Begleitung ergänzt wird, statt an generischen Demonstrationen.

Was diese Zahlen zeigen, ist nicht, dass man mehr Stunden braucht, sondern dass Schulung ein Prozess ist, der sich wiederholt und im realen Arbeitsalltag verankert, kein einmaliges Ereignis. Ein dreißigminütiges Webinar über „wie man einen Prompt schreibt" erzeugt nicht denselben Effekt wie eine Begleitung, die mehrmals im Jahr auf die Büroaufgaben zurückkommt.

Der Engpass liegt oft nicht dort, wo man ihn vermutet. Eine McKinsey-Studie vom Januar 2025 (Superagency in the workplace) bat Führungskräfte zu schätzen, welcher Anteil ihrer Mitarbeiter KI für mindestens 30 % ihrer Arbeit nutzt. Der Median ihrer Antworten lag bei 4 %. Der tatsächlich bei den Mitarbeitern gemessene Wert lag bei 13 %. Mitarbeiter übernehmen KI schneller, als die Führungsebene es wahrnimmt. Was fehlt, ist selten die Motivation der Teams; es ist der Rahmen, die Begleitung und die Schulung auf die Aufgaben, die wirklich zählen.

Was eine Schulung abdecken muss, ohne ein vollständiges Programm zu sein

Zwei Dimensionen tauchen in allen Büros auf, die KI ernsthaft einführen. Sie brauchen keine zwei getrennten Module und keinen ganzen Schulungstag, aber beide müssen angesprochen werden, auch wenn es kurz ist.

Die erste ist das Urteilsvermögen: zu erkennen, wann ein Tool-Output korrekt ist und wann nicht, und bei welchen Aufgaben eine Prüfung unverzichtbar bleibt. Zu wissen, welche Aufgaben sich tatsächlich für KI eignen, ist ein eigenes Thema, das von der Struktur jeder Aufgabe abhängt und nicht vom Tool allein. Die Schulung muss das nicht vollständig abdecken, aber sie muss zumindest zeigen, dass diese Unterscheidung existiert und dass das Tool sie nicht für den Mitarbeiter trifft.

Die zweite ist die Datenfrage: zu verstehen, welche Art von Dokument in welche Art von Tool eingegeben werden kann, und warum diese Unterscheidung reale Konsequenzen hat. Was es bedeutet, ein öffentliches Tool zu benutzen, also eine kostenlose Version ohne Vertrag zur Regelung der Datenverarbeitung, für Kundendaten oder vertrauliche Unterlagen, ist selbst ein eigenes Thema, das besondere Aufmerksamkeit verdient. Was die Schulung hier erzeugen muss, ist ein Reflex: bevor man ein Dokument in ein Tool kopiert, zu fragen, was es enthält.

Diese zwei Dimensionen bilden das Fundament dessen, was man als KI-Kompetenz bezeichnet. Eine Schulung, die nur eine davon abdeckt, hinterlässt blinde Flecken, die sich nicht am ersten Tag zeigen, sondern einige Wochen später, wenn die erlernten Reflexe auf eine Situation treffen, die die Schulung nicht vorweggenommen hatte.

3 Anzeichen, dass eine Schulung wirklich geschult hat und nicht nur ausgestattet

Diese drei Punkte ermöglichen eine Beurteilung einer erhaltenen oder geplanten Schulung. Sie sind kein Programm: der genaue Inhalt hängt von den realen Büroaufgaben und den bereits vorhandenen Tools ab.

• Die Mitarbeiter wissen bei ihren eigenen Büroaufgaben, welche Ergebnisse eine gründliche Prüfung erfordern und warum, und nicht nur, wie man eine Anfrage formuliert.
• Die Frage, was in ein öffentliches Tool eingegeben werden kann und was nicht, wurde ausdrücklich gestellt, mit Beispielen aus den üblichen Dokumenten des Unternehmens.
• Es gibt eine klare Antwort auf diese Frage: Was tut man, wenn ein Mitarbeiter, der das Tool gut beherrschte, das Unternehmen verlässt?

Dieser letzte Punkt wird oft vernachlässigt. In Büros, in denen die Einführung dauerhaft trägt, ist die Kompetenz nicht auf eine einzelne Person konzentriert. Sie ist ausreichend verteilt, um einen Weggang zu überstehen, und ausreichend dokumentiert, damit ein neuer Mitarbeiter dieselben Praktiken aufgreifen kann, ohne alles von vorne zu lernen.

Was das konkret bedeutet: die paar Praktiken, die die Arbeitsweise wirklich verändert haben, sind irgendwo festgehalten, ob auf einer geteilten Seite, in einem kurzen Memo oder in ein paar Zeilen in einem bestehenden Prozess. Kein vollständiges Handbuch, aber genug, damit ein Kollege oder ein neuer Kollege versteht, bei welchen Aufgaben KI eingesetzt wird, wie, und was immer noch geprüft werden muss. Ohne das geht die Kompetenz mit der Person, die die Schulung absolviert hat.

Die Frage der Baustelle

Ein Zweifel taucht in Bauunternehmen immer wieder auf: Muss man die Teams vom Bau abziehen, um sie zu schulen? Die Antwort ist nein, weil die Frage selbst von einer falschen Vorstellung davon ausgeht, was KI-Kompetenz in diesem Kontext ist.

In einem Baubüro sind die Mitarbeiter, die täglich mit KI zu tun haben, diejenigen, die mit Dokumenten arbeiten: Angebote, Baustellenprotokolle, Leistungsverzeichnisse, Lieferantenkorrespondenz, Anfragen von Nachunternehmern. Das sind selten die Baustellenteams. Einige wenige Personen, manchmal zwei oder drei in einem mittelgroßen Büro, konzentrieren den Großteil der Dokumentenarbeit. Diese Personen an ihren eigenen Fällen zu schulen, ohne jemanden von einer Baustelle abzuziehen, ist sowohl effektiver als auch einfacher zu organisieren als das, was der Begriff „Schulung" oft suggeriert.

Was der EU AI Act vorschreibt, ohne ihn für Sie auszulegen

Artikel 4 des EU AI Act ist seit dem 2. Februar 2025 in Kraft. Er verpflichtet jeden Betreiber sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter, die KI-Systeme einsetzen, über ausreichende Kompetenz für eine angemessene Nutzung verfügen. Das Gesetz schreibt weder eine formelle Schulung noch eine Stundenzahl noch ein genaues Format vor: es zielt auf ein Ergebnis, keine abzuhakende Checkbox. Dieser Rahmen kann sich noch weiterentwickeln: eine Änderungsverordnung (Digital Omnibus) wurde vom Europäischen Parlament im Juni 2026 angenommen, ist aber noch nicht im Amtsblatt der EU veröffentlicht und hat daher noch keine Rechtskraft. Die aktuelle Fassung von Artikel 4 ist die geltende.

In der Praxis bleibt es sinnvoll, festzuhalten, welche Schulungen mit welchem Inhalt stattgefunden haben, unabhängig davon, welche genaue Form der Text letztlich annehmen wird. Eine abgehakte Checkbox ohne dokumentierten Inhalt bringt wenig. Was tatsächlich zählt, ist das, was die Schulung erzeugt: die Fähigkeit, ein Tool angemessen zu nutzen, was einschließt zu wissen, wann und wie man dessen Ergebnisse prüft.

Was Artikel 4 für Ihre konkrete Situation bedeutet, ist eine Frage für einen Rechtsberater und nicht für einen Blog-Artikel.

Häufige Fragen

Reicht eine einzige Schulung aus?

Selten. Laut der Studie BCG AI at Work 2025 halten nur 36 % der Beschäftigten ihre KI-Schulung für ausreichend. Von denen, die mehr als fünf Stunden praktische Schulung absolviert hatten, nutzen 79 % KI regelmäßig, gegenüber 67 % bei weniger Schulungszeit. Der Unterschied wird noch größer, wenn die Schulung an echten Fällen stattfindet statt an generischen Beispielen. Eine einzige Sitzung, auch eine lange, erzeugt nicht dasselbe Fundament wie eine Begleitung, die regelmäßig auf die Büroaufgaben zurückkommt.

Müssen Mitarbeiter vom Bau für eine Schulung abgezogen werden?

Nicht zwingend. KI-Kompetenz in einem Baubüro betrifft vor allem die wenigen Personen, die täglich mit Dokumenten arbeiten: Angebote, Protokolle, Leistungsverzeichnisse, Lieferantenkorrespondenz. Das sind in der Regel nicht die Baustellenteams, sondern die Büromitarbeiter. Diese Personen auf ihren eigenen Aufgaben zu schulen, ohne sie aus der laufenden Arbeit zu lösen, ist der direkteste Einstieg.

Für wen gilt die Pflicht aus dem AI Act?

Artikel 4 des EU AI Act gilt für Betreiber, also Unternehmen und Organisationen, die KI-Systeme in ihrer Tätigkeit einsetzen. Das schließt KMU im Baubereich ein, die KI-Tools in ihren täglichen Prozessen nutzen, nicht nur Technologieanbieter. Der Rechtsrahmen kann sich noch weiterentwickeln; für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an einen auf Datenschutz oder regulatorische Compliance spezialisierten Anwalt.

Wie lange dauert die Schulung eines Teams?

Es gibt keine universelle Dauer. Die Gesamtstundenzahl ist nicht das Entscheidende. Was wirkt, ist eine Schulung an den echten Aufgaben des Büros statt an generischen Beispielen, gefolgt von einer Verankerung in den Arbeitsgewohnheiten. Einige gezielte Stunden an realen Fällen des Unternehmens erzeugen mehr dauerhaften Effekt als ein ganzer Schulungstag über einen Funktionskatalog.

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Wo beginnt man konkret? Bei den wenigen Personen, die täglich Dokumente bearbeiten, und bei ihren realen Aufgaben, nicht bei einem Funktionskatalog. Ein erster Anhaltspunkt, bevor man irgendetwas in Angriff nimmt: die zwei oder drei Dokumentenaufgaben identifizieren, die im Büro am häufigsten vorkommen, eine Art Angebot, ein Format von Protokoll, ein wiederkehrendes Schreiben, und feststellen, wer sie bearbeitet. Dort hat Schulung die besten Chancen zu wirken, weil die Wiederholung es ist, die eine Praxis verankert.

Die richtige Tiefe und die richtige Reihenfolge hängen dann davon ab, was man im Unternehmen vorfindet: welche Tools bereits da sind, wer sie wirklich nutzt, und bei welchen Aufgaben die Kompetenz fehlt. Das zu erkennen geht mit einem externen Blick oft schneller als mit einer generischen Schulung.

Dieser Inhalt dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht den Rat eines auf Datenschutz oder regulatorische Compliance spezialisierten Anwalts. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an einen Rechtsberater.