Das eigene Team in KI schulen: Wo fängt man an?

Beginnen Sie mit einer einfachen Frage: Wer in Ihrem Büro arbeitet heute mit Dokumenten? Diese Personen nutzen KI wahrscheinlich bereits, oder werden es bald tun. Ob diese Nutzung dauerhaft trägt, hängt davon ab, was sie mit dem Tool anfangen können und bei welchen Aufgaben sie es einsetzen.

Warum Schulung auf Dauer angelegt ist

In der Studie BCG AI at Work 2025 halten 36 % der Beschäftigten ihre KI-Schulung für ausreichend. 79 % der Personen mit mehr als fünf Schulungsstunden geben eine regelmäßige KI-Nutzung an, gegenüber 67 % unterhalb dieser Schwelle. Die Befragung zeigt einen Zusammenhang zwischen Schulung und regelmäßiger Nutzung. Sie belegt nicht, dass die Schulungsdauer allein diese Nutzung verursacht.

Aus diesem Zusammenhang lässt sich keine universelle Stundenzahl ableiten. Für die Praxis spricht er dafür, nach einem ersten Modul zu den realen Aufgaben zurückzukehren. Ein dreißigminütiges Webinar über „wie man einen Prompt schreibt" setzt einen Orientierungspunkt. Spätere Einheiten übertragen ihn auf die Dokumente, die das Team tatsächlich bearbeitet.

Eine McKinsey-Studie vom Januar 2025 (Superagency in the workplace) bat Führungskräfte zu schätzen, welcher Anteil ihrer Mitarbeiter KI für mindestens 30 % ihrer Arbeit nutzt. Der Median ihrer Antworten lag bei 4 %. Der tatsächlich bei den Mitarbeitern gemessene Wert lag bei 13 %. Mitarbeiter übernehmen KI schneller, als die Führungsebene es wahrnimmt. Der Rahmen, die Begleitung und die Schulung an den Aufgaben, die wirklich zählen, bestimmen dann die Qualität dieser Einführung.

Die zwei wesentlichen Dimensionen

Zwei Dimensionen tauchen in allen Büros auf, die KI ernsthaft einführen. Sie lassen sich kurz in einem gemeinsamen Modul ansprechen.

Die erste ist das Urteilsvermögen: zu erkennen, welche Tool-Ausgaben geprüft werden müssen und welche Aufgaben sich tatsächlich für KI eignen. Diese Einordnung hängt zuerst von der Struktur jeder Aufgabe ab. Eine Schulung zeigt mindestens, dass diese Einordnung existiert und beim Mitarbeiter liegt.

Die zweite ist die Datenfrage: zu verstehen, welche Art von Dokument in welche Art von Tool eingegeben werden kann, und warum diese Unterscheidung reale Konsequenzen hat. Was es bedeutet, ein öffentliches Tool zu benutzen, also eine kostenlose Version ohne Vertrag zur Regelung der Datenverarbeitung, für Kundendaten oder vertrauliche Unterlagen, ist selbst ein eigenes Thema, das besondere Aufmerksamkeit verdient. Was die Schulung hier erzeugen muss, ist ein Reflex: bevor man ein Dokument in ein Tool kopiert, zu fragen, was es enthält.

Diese zwei Dimensionen bilden das Fundament dessen, was man als KI-Kompetenz bezeichnet. Eine Schulung, die nur eine davon abdeckt, hinterlässt blinde Flecken, die sich manchmal einige Wochen später zeigen, wenn die erlernten Reflexe auf eine Situation treffen, die die Schulung nicht vorweggenommen hatte.

3 Anzeichen, dass eine Schulung im Arbeitsalltag trägt

Diese drei Punkte ermöglichen eine Beurteilung einer erhaltenen oder geplanten Schulung. Der genaue Inhalt hängt von den realen Büroaufgaben und den bereits vorhandenen Tools ab.

• Die Mitarbeiter können eine Anfrage formulieren und wissen bei ihren eigenen Büroaufgaben, welche Ergebnisse eine gründliche Prüfung erfordern.
• Die Frage, was in ein öffentliches Tool eingegeben werden kann und was nicht, wurde ausdrücklich gestellt, mit Beispielen aus den üblichen Dokumenten des Unternehmens.
• Es gibt eine klare Antwort auf diese Frage: Was tut man, wenn ein Mitarbeiter, der das Tool gut beherrschte, das Unternehmen verlässt?

Dieser letzte Punkt wird oft vernachlässigt. In Büros, in denen die Einführung dauerhaft trägt, ist die Kompetenz ausreichend verteilt, um einen Weggang zu überstehen, und ausreichend dokumentiert, damit ein neuer Mitarbeiter dieselben Praktiken aufgreifen kann, ohne alles von vorne zu lernen.

Konkret werden die paar Praktiken, die die Arbeitsweise wirklich verändert haben, irgendwo festgehalten, ob auf einer geteilten Seite, in einem kurzen Memo oder in ein paar Zeilen in einem bestehenden Prozess. Ein paar Zeilen reichen aus, damit ein Kollege oder ein neuer Mitarbeiter versteht, bei welchen Aufgaben KI eingesetzt wird, wie und was immer geprüft werden muss. Ohne diese Dokumentation geht die Kompetenz mit der Person, die die Schulung absolviert hat.

Die Frage der Baustelle

Ein Zweifel taucht in Bauunternehmen immer wieder auf: Muss man die Teams vom Bau abziehen, um sie zu schulen? KI-Kompetenz betrifft hauptsächlich die Büromitarbeiter, die täglich mit Dokumenten arbeiten.

In einem Baubüro arbeiten die täglich von KI betroffenen Mitarbeiter mit Angeboten, Baustellenprotokollen, Leistungsverzeichnissen, Lieferantenkorrespondenz und Anfragen von Nachunternehmern. Einige wenige Personen, manchmal zwei oder drei in einem mittelgroßen Büro, bündeln den Großteil dieser Dokumentenarbeit. Sie an ihren eigenen Fällen im laufenden Arbeitsalltag zu schulen, vereinfacht die Organisation und erhöht den unmittelbaren Nutzen der Sitzung.

Was der EU AI Act vorschreibt, ohne ihn für Sie auszulegen

Die aktuelle Fassung von Artikel 4 auf EUR-Lex gilt seit dem 2. Februar 2025. Anbieter und Betreiber müssen nach besten Kräften Maßnahmen treffen, damit Personen, die in ihrem Auftrag KI-Systeme betreiben oder nutzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind unter anderem Vorkenntnisse, Erfahrung und Nutzungskontext zu berücksichtigen. Der Artikel schreibt weder eine allgemeine Stundenzahl noch ein einheitliches Schulungsformat vor.

Das Europäische Parlament nahm den Digital Omnibus am 16. Juni 2026 an. Der Rat erteilte am 29. Juni 2026 seine endgültige Zustimmung. Am 22. Juli 2026 stand die Veröffentlichung laut OEIL-Verfahrensakte noch aus. Nach Angaben des Rates tritt die Änderungsverordnung am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Bis dahin bleibt die aktuelle Fassung von Artikel 4 anwendbar.

In der Praxis bleibt es sinnvoll, festzuhalten, welche Schulungen mit welchem Inhalt stattgefunden haben, unabhängig davon, welche genaue Form der Text letztlich annehmen wird. Der Nutzen dieser Dokumentation liegt darin, dass sie die Fähigkeit zur angemessenen Nutzung belegt, einschließlich des Wissens, wann und wie Ergebnisse geprüft werden.

Die genaue Auslegung von Artikel 4 in Ihrer Situation gehört in eine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Reicht eine einzige Schulung aus?

Selten. In der Studie BCG AI at Work 2025 halten 36 % der Beschäftigten ihre KI-Schulung für ausreichend. 79 % der Personen mit mehr als fünf Schulungsstunden geben eine regelmäßige KI-Nutzung an, gegenüber 67 % unterhalb dieser Schwelle. Das ist eine beobachtete Korrelation, kein Beleg für einen Kausaleffekt der Schulungsdauer. Die Arbeit an echten Büroaufgaben verankert die Kompetenz anschließend im Alltag.

Müssen Mitarbeiter vom Bau für eine Schulung abgezogen werden?

KI-Kompetenz in einem Bauunternehmen betrifft vor allem die wenigen Büromitarbeiter, die täglich mit Dokumenten arbeiten: Angebote, Protokolle, Leistungsverzeichnisse, Lieferantenkorrespondenz. Sie an ihren eigenen Aufgaben im Lauf der täglichen Arbeit zu schulen, ist der direkteste Einstieg.

Für wen gilt die Pflicht aus dem AI Act?

Der Artikel 4 des EU AI Act richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Ein Bau-KMU, das ein solches System im Betrieb nutzt, kann Betreiber sein. Am 22. Juli 2026 war die von Parlament und Rat angenommene Änderung noch nicht im EU-Amtsblatt veröffentlicht. Deshalb galt weiterhin die aktuelle Fassung von Artikel 4. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an einen spezialisierten Anwalt.

Wie lange dauert die Schulung eines Teams?

Es gibt keine universelle Dauer. Wirksam wird eine Schulung durch echte Aufgaben des Büros und die anschließende Verankerung in den Arbeitsgewohnheiten. Einige gezielte Stunden an realen Fällen des Unternehmens können bereits einen dauerhaften Effekt erzeugen, wenn sie in diese Begleitung eingebettet sind.

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Wo beginnt man konkret? Bei den wenigen Personen, die täglich Dokumente bearbeiten, und bei ihren realen Aufgaben. Ein erster Anhaltspunkt, bevor man irgendetwas in Angriff nimmt: die zwei oder drei Dokumentenaufgaben identifizieren, die im Büro am häufigsten vorkommen, eine Art Angebot, ein Format von Protokoll, ein wiederkehrendes Schreiben, und feststellen, wer sie bearbeitet. Dort hat Schulung die besten Chancen zu wirken, weil die Wiederholung eine Praxis verankert.

Die richtige Tiefe und die richtige Reihenfolge hängen dann davon ab, was man im Unternehmen vorfindet: welche Tools bereits da sind, wer sie wirklich nutzt, und bei welchen Aufgaben die Kompetenz fehlt. Eine Schulung, die auf diesen realen Anwendungen aufbaut, beginnt mit dieser Bestandsaufnahme und verankert sich im Arbeitsalltag.