Automatisierung und KI für Organisationen

Das Automatisierungsprojekt schläft seit acht Monaten in einer Besprechungsnotiz.

Die Idee gibt es schon, oft seit langem: eine Abteilung, die jede Woche Stunden gewinnen könnte, oder ein Dokumentenprozess, der auf zu wenigen Personen ruht. Was zurückhält, ist die Wahl des richtigen Prozesses, der Datenschutzrahmen, der halten muss, und die Frage, wer das Werkzeug trägt, wenn es einmal läuft.

Den Bilan Terrain ansehen
  • Schriftlicher, bezifferter Bericht
  • Dreifach-Garantie auf das Honorar
  • In Europa gehostet, per AVV abgesichert
Das Angebot

Erst ein Bilan, dann ein Projekt mit klarem Rahmen

Bevor wir irgendetwas einrichten, analysieren wir Ihre Prozesse im Perimeter, den Sie uns vorgeben. Das Ergebnis ist ein Bericht, den Ihre Direktion selbst lesen und Zeile für Zeile nachprüfen kann, gestützt auf Ihre eigenen Zahlen. Dieser Bilan wird unter der Dreifach-Garantie auf das Honorar erstellt, die weiter unten vorgestellt wird.

  • Ein schriftlicher Bericht von sechs bis zehn Seiten, nach Direktion priorisiert
  • Ein Berechnungs-Anhang, Zeile für Zeile nachprüfbar, mit Ihren eigenen Daten
  • Ein Fahrplan für 30, 90 und 180 Tage, mit einem Verantwortlichen je Maßnahme
Unsere Zusage

Dreifach-Garantie auf das Honorar

Weist der Bericht nicht mindestens das Dreifache des Audit-Honorars an beziffertem jährlichem Einsparpotenzial nach, wird das Audit nicht in Rechnung gestellt.

Die Berechnungsmethode wird im Angebot festgelegt, bevor wir beginnen, und ändert sich nicht.

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Unser Beweis

Wir haben unsere eigene Software gebaut, bevor wir die von anderen einführen

Auroplan, von uns entwickelt und betrieben, bereitet Baustellenprotokolle aus einer Sprachnotiz vor und ordnet Fotos automatisch dem richtigen Projekt zu. Es ist ein Werkzeug, das wir unter realen Bedingungen testen und selbst weiterentwickeln, bevor wir es irgendjemand anderem anbieten.

Derselbe Anspruch gilt, wenn wir ein System für eine größere Organisation aufbauen. Die Architektur ist in Europa gehostet, vor der Inbetriebnahme getestet und für das Team dokumentiert, das sie übernimmt. Ein System, das wir verlassen, läuft ohne uns weiter.

Anwendungsfälle

Was sich auf Ebene einer Organisation ändert

Eingangspost und geteilte Mail-Postfächer

Ein allgemeines Postfach erhält Dutzende Nachrichten pro Tag, und jemand muss sie einzeln lesen, um zu wissen, wer antworten soll, noch bevor die Bearbeitung der Anfrage überhaupt beginnt.

Jede Nachricht wird nach Dringlichkeit und zuständiger Abteilung eingeordnet, mit einem vorbereiteten Antwortentwurf im richtigen Ordner, und nichts geht raus, ohne dass eine Person bei Ihnen freigegeben hat.

Die Sortierzeit verschwindet, und dringende Anfragen liegen nicht mehr drei Tage in einem Postfach, das niemand geöffnet hat.

Dossierverfolgung und regulatorische Fristen

Ein Dossier durchläuft mehrere Abteilungen, und eine vergessene Frist wird teuer, in Geld oder in Vertrauen. Die Nachverfolgung liegt oft in einer Tabelle, die zwei Personen unterschiedlich pflegen.

Ein System verfolgt jedes Dossier, warnt vor der Frist und zentralisiert den Verlauf. Es dockt an das an, was Ihre Teams bereits nutzen, ohne dass sie das Werkzeug wechseln müssen.

Verzögerungen werden sichtbar, solange ein Dossier noch vorankommen kann, und das verändert den Zeitpunkt, an dem Ihr Team handelt.

Analyse langer Dokumente und interner Verfahren

Eine Ausschreibung, ein Reglement oder ein Verwaltungsdossier umfasst manchmal über hundert Seiten, von denen nur ein Teil Ihre Abteilung wirklich betrifft. Diese Stellen von Hand zu finden kostet qualifizierte Zeit.

Ein Dokumenten-Assistent extrahiert die Passagen, die Ihren Perimeter betreffen, und markiert die Punkte, die eine menschliche Prüfung erfordern. Ihr Team arbeitet so mit einer strukturierten Zusammenfassung des Dokuments.

Die qualifizierte Lesezeit sinkt, und jede Entscheidung behält ihre Gegenprüfung.

Schulung der Teams im Umgang mit KI

Mitarbeitende nutzen bereits frei verfügbare KI-Werkzeuge, jeder auf seine Weise, ohne gemeinsamen Rahmen und ohne geteiltes Verständnis dafür, was man diesen Werkzeugen vernünftigerweise anvertrauen kann.

Eine Schulung klärt, was diese Werkzeuge gut können, was nicht, und wohin die Daten fließen, wenn man sie nutzt. Der europäische KI-Rahmen sieht ein Kompetenzniveau vor, das dem Einsatz dieser Werkzeuge angemessen ist, wobei sich die genauen Modalitäten auf europäischer Ebene noch entwickeln. Diese Schulung gibt Ihren Teams eine gemeinsame Basis statt einer verstreuten Nutzung, jeder auf seine Art.

Ihre Teams gewinnen eine gemeinsame Basis, und Ihre Direktion verfügt über einen schriftlichen Nachweis dieses Kompetenzaufbaus.

Der Ablauf

Wie ein Projekt abläuft

  1. Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich

    Sie beschreiben uns den Perimeter, der Sie beschäftigt. Wir prüfen gemeinsam, ob ein Bilan für Ihre Organisation gerechtfertigt ist, und wenn nicht, sagen wir es direkt.

  2. Bilan Terrain (Analyse und bezifferter Bericht)

    Strukturierte Gespräche mit den betroffenen Abteilungen, gefolgt von einer Analyse der Tools, Datenflüsse und realen Volumen. Sie erhalten einen schriftlichen Bericht mit Berechnungs-Anhang, priorisiert nach Direktion und Abteilung.

  3. Umsetzung, als Projekt mit definiertem Perimeter

    Perimeter, Zeitplan und Meilensteine stehen vor dem Start fest und bleiben während des gesamten Projekts die Referenz. Jeder Baustein durchläuft eine Testphase vor der Inbetriebnahme, mit einer Dokumentation, der das übernehmende Team folgen kann, ohne auf unsere ständige Anwesenheit angewiesen zu sein.

Das Wesentliche

LDS ist eine Automatisierungs- und KI-Firma mit Sitz in Luxemburg. Wir arbeiten mit Generaldirektionen, Verwaltungsdirektionen und Digitalverantwortlichen größerer Organisationen und Institutionen, in Luxemburg und in der Grande Région.

Wir analysieren die Verwaltungs- und Dokumentenprozesse im gemeinsam mit Ihnen definierten Perimeter, erstellen einen schriftlichen, bezifferten Bilan und setzen dann die ausgewählten Automatisierungen als Projekt mit definiertem Perimeter um, in Europa gehostet und durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert (Art. 28 DSGVO), mit einer Testphase vor der Inbetriebnahme. Die Schulung der Teams im Umgang mit KI ist Teil der Begleitung.

Ihre Daten

Wo liegen Ihre Daten?

Wir passen die Infrastruktur an die Sensibilität Ihrer Daten an, nach einem Vier-Stufen-Modell: EU-Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Standard), dedizierte Server in Europa, oder eine Installation direkt bei Ihnen. Unsere Lösungen sind in Europa gehostet und vertraglich über einen AVV abgesichert (Art. 28 DSGVO). Verarbeitet eine Organisation Gesundheitsdaten, Sozialdaten oder andere besondere Kategorien, steigt die Sensibilität, und das Infrastruktur-Niveau wird entsprechend angehoben. Sie wissen, bevor wir beginnen, wo Ihre Daten liegen und in welchem Rahmen sie verarbeitet werden.

FAQ

Häufige Fragen

Wir haben bereits eine IT-Abteilung oder einen Integrator, warum mit Ihnen sprechen?

Wir ersetzen weder Ihre IT-Abteilung noch Ihren Integrator. Der Bilan betrifft die Dokumenten- und Verwaltungsprozesse, nicht die allgemeine IT-Infrastruktur. In den meisten unserer Projekte arbeiten wir mit dem bestehenden IT-Team zusammen, genau auf diesem Perimeter: Es kennt Ihre Systeme, wir bringen die Analyse und die Umsetzung ein.

Unsere Daten sind sensibel, geht das trotzdem?

Ja, mit einem Rahmen, der dieser Sensibilität entspricht. Je sensibler eine Information, desto strenger das Infrastruktur-Niveau, bis hin zu dedizierten europäischen Servern oder einer Installation direkt bei Ihnen, ohne externen KI-Dienst. Diese Frage steht schon im ersten Gespräch auf dem Tisch.

Wie lange dauert so ein Projekt, ehrlich?

Der Bilan Terrain läuft je nach Perimeter über einige Tage bis wenige Wochen. Die anschließende Umsetzung hängt davon ab, was ausgewählt wird: eine gezielte Automatisierung steht in wenigen Wochen, ein Projekt über mehrere Abteilungen braucht länger. Der Zeitplan wird vor dem Start mit Ihnen festgelegt und bleibt während des gesamten Projekts die Referenz.

Machen Sie nur den Bilan oder auch die Umsetzung?

Beides ist getrennt möglich. Manche Organisationen behalten den Bericht als interne Entscheidungsgrundlage und setzen ihn mit eigenen Teams oder einem anderen Dienstleister um. Andere übertragen uns die Umsetzung. Der Bilan ist auch für sich allein nützlich.

Was ist mit der Schulung unserer Teams?

Sie ist Teil der Begleitung. Der europäische KI-Rahmen sieht vor, dass Mitarbeitende, die diese Werkzeuge nutzen, ein ihrem Einsatz angemessenes Verständnis davon haben, wobei sich die genauen Modalitäten auf europäischer Ebene noch entwickeln. Wir schulen Ihre Teams zu dem, was eingerichtet wurde, und darüber hinaus zu einem vernünftigen Umgang mit KI im Alltag, mit einer schriftlichen Unterlage, die Ihre Direktion behalten kann.

Wenn wir die Zusammenarbeit mit Ihnen beenden, was passiert mit dem System?

Es läuft weiter. Jeder Baustein ist für das übernehmende Team dokumentiert und auf offenen Standards gebaut, sodass jedes Team, das übernimmt, sich zurechtfindet. Ihre Werkzeuge und Ihre Daten bleiben in Ihrer Hand.

Die nächsten Schritte

Ein erstes Gespräch über Ihre Prozesse

Wir schauen gemeinsam, ob ein Bilan für Ihre Organisation gerechtfertigt ist und auf welchem Perimeter. Ein konkretes Gespräch, unverbindlich. Oder schicken Sie uns in zwei Sätzen den Prozess, der Sie heute am meisten Zeit kostet.

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