Automatisation et IA pour organisations

Le projet d'automatisation dort dans une note de réunion depuis huit mois.

L'idée existe déjà, souvent depuis longtemps, sous la forme d'un service qui pourrait gagner des heures chaque semaine ou d'un processus documentaire qui repose sur trop peu de personnes. Ce qui retient, c'est de choisir le bon processus, de tenir le cadre de protection des données et de savoir qui portera l'outil une fois en place.

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Bilan écrit et chiffré
Garantie triple honoraire
Hébergé en Europe, encadré par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD)

L'offre

Un bilan d'abord, un projet cadré ensuite

Avant toute mise en place, nous analysons vos processus dans le périmètre que vous nous fixez. Le résultat est un rapport que votre direction peut lire et vérifier elle-même, ligne par ligne, adossé à vos propres chiffres. Ce bilan est remis sous garantie triple honoraire, présentée plus bas.

Un rapport écrit de six à dix pages, priorisé par direction
Une annexe de calcul vérifiable ligne par ligne, avec vos propres données
Une feuille de route à 30, 90 et 180 jours, responsable par action

Notre engagement

Garantie triple honoraire

Si le bilan n'identifie pas au moins le triple de l'honoraire de l'audit en potentiel d'économie annuelle chiffré, il n'est pas facturé.

La méthode de calcul est fixée dans le devis avant que nous commencions, et ne change pas.

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Notre preuve

Nous avons construit notre propre logiciel avant de mettre en place celui des autres

Auroplan, développé et exploité par nos soins, prépare des comptes-rendus de chantier à partir d'une note vocale et classe automatiquement les photos par projet. C'est un outil que nous testons en conditions réelles et que nous faisons évoluer nous-mêmes, avant de le proposer à qui que ce soit d'autre.

Cette même exigence s'applique quand nous mettons en place un système pour une organisation plus grande. L'architecture est hébergée en Europe, testée avant la mise en service et documentée pour l'équipe qui en hérite, et un système que nous quittons continue à tourner sans nous.

Cas d'usage

Ce que ça change à l'échelle d'une organisation

Courrier entrant et boîtes mail partagées

Une boîte mail générale reçoit des dizaines de messages par jour, et quelqu'un doit les lire un par un pour savoir qui doit répondre, avant même de commencer à traiter la demande.

Chaque message est classé selon son urgence et son service, avec un brouillon de réponse préparé dans le bon dossier, et rien ne part sans qu'une personne chez vous ait validé.

Le temps de tri disparaît, et les demandes urgentes ne restent plus trois jours dans une boîte que personne n'a ouverte.

Suivi de dossiers et échéances réglementaires

Un dossier avance à travers plusieurs services, et une échéance oubliée coûte cher, en argent ou en confiance. Le suivi tient souvent sur un tableur que deux personnes mettent à jour différemment.

Un système suit chaque dossier, alerte avant l'échéance et centralise l'historique, et se branche sur ce que vos équipes utilisent déjà, sans qu'elles aient à changer d'outil.

Les retards deviennent visibles pendant qu'un dossier peut encore avancer, ce qui change le moment où votre équipe agit.

Analyse de documents longs et procédures internes

Un appel d'offres, un règlement ou un dossier administratif compte parfois plus de cent pages, dont une partie seulement concerne réellement votre service. Les retrouver à la main prend du temps qualifié.

Un assistant documentaire extrait les passages qui concernent votre périmètre et signale les points qui demandent une vérification humaine, pour que votre équipe travaille sur un résumé structuré du document.

Le temps de lecture qualifiée baisse, et chaque décision garde sa relecture.

Formation des équipes à l'usage de l'IA

Des collaborateurs utilisent déjà des outils d'IA grand public, chacun à sa façon, sans cadre commun ni compréhension partagée de ce qui est raisonnable d'y confier.

Une formation courante clarifie ce que ces outils font bien, ce qu'ils ne font pas, et où passent les données quand on les utilise. Le cadre européen sur l'IA prévoit un niveau de compétence adapté à l'usage de ces outils, dont les modalités précises évoluent encore au niveau européen, et cette formation donne à vos équipes une base commune plutôt qu'un usage dispersé, chacun à sa manière.

Vos équipes gagnent une base commune, et votre direction dispose d'une trace écrite de cette montée en compétence.

Le déroulé

Comment se déroule un projet

Premier échange, gratuit et sans engagement
Vous nous décrivez le périmètre qui vous préoccupe. Nous évaluons ensemble si un bilan se justifie pour votre organisation, et nous le disons directement si ce n'est pas le cas.
Bilan Terrain (analyse et rapport chiffré)
Entretiens structurés avec les services concernés, suivis d'une analyse des outils, des flux de données et des volumes réels. Vous recevez un rapport écrit avec une annexe de calcul, priorisé par direction et par service.
Mise en place, comme un projet à périmètre défini
Le périmètre, le calendrier et les jalons sont fixés avant le début et restent la référence pendant tout le projet. Chaque brique passe une phase de test avant d'être mise en service, avec une documentation que l'équipe qui en hérite peut suivre sans dépendre de notre présence continue.

L'essentiel

LDS est une société d'automatisation et d'IA basée au Luxembourg, qui travaille avec des directions générales, des directions administratives et des responsables digitaux d'organisations et d'institutions plus importantes, au Luxembourg et dans la Grande Région.

Nous analysons les processus administratifs et documentaires dans le périmètre défini avec vous, produisons un bilan écrit et chiffré, puis mettons en place les automatisations retenues comme un projet à périmètre défini, hébergé en Europe et encadré par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD), avec une phase de test avant la mise en service. La formation des équipes à l'usage de l'IA fait partie de l'accompagnement.

Vos données

Où sont hébergées vos données ?

Nous adaptons l'infrastructure au niveau de sensibilité de vos données, selon un modèle à quatre niveaux : cloud européen avec accord de sous-traitance (standard), serveurs dédiés en Europe, ou installation directement chez vous. Nos solutions sont hébergées en Europe et encadrées par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Quand une organisation traite des données de santé, sociales ou d'autres catégories particulières, la sensibilité augmente et le niveau d'infrastructure est relevé en conséquence. Vous savez, avant que nous commencions, où vos données se trouvent et dans quel cadre elles sont traitées.

FAQ

Questions fréquentes

Nous avons déjà une DSI ou un intégrateur, pourquoi vous parler ?

Nous ne remplaçons pas votre DSI ni votre intégrateur. Le bilan porte sur les processus documentaires et administratifs, pas sur l'infrastructure informatique générale. Dans la plupart des projets que nous menons, nous travaillons avec l'équipe IT en place, sur ce périmètre précis : elle connaît vos systèmes, nous apportons l'analyse et la mise en place.

Nos données sont sensibles, est-ce encore possible ?

Oui, avec un cadre adapté à cette sensibilité. Plus une donnée est sensible, plus le niveau d'infrastructure se resserre, jusqu'à des serveurs européens dédiés, voire une installation directement chez vous, sans service d'IA extérieur. Cette question se pose dès le premier échange.

Combien de temps dure un tel projet, honnêtement ?

Le Bilan Terrain se déroule sur quelques jours à quelques semaines selon le périmètre. La mise en place qui suit dépend de ce qui est retenu, une automatisation ciblée se met en place en quelques semaines, tandis qu'un projet touchant plusieurs services prend plus de temps. Le calendrier est fixé avec vous avant le début et reste la référence pendant tout le projet.

Faites-vous uniquement le bilan, ou aussi la mise en place ?

Les deux sont possibles séparément. Certaines organisations gardent le rapport comme base de décision interne et le mettent en œuvre avec leurs propres équipes ou un autre prestataire. D'autres nous confient la mise en place, et le bilan reste utile même seul.

Que devient la formation de nos équipes ?

Elle fait partie de l'accompagnement. Le cadre européen sur l'IA prévoit que les collaborateurs qui utilisent ces outils en aient une compréhension adaptée à leur usage, dont les modalités précises évoluent encore au niveau européen. Nous formons vos équipes à ce qui a été mis en place et, plus largement, à un usage raisonnable de l'IA au quotidien, avec un support écrit que votre direction peut conserver.

Si nous arrêtons de travailler avec vous, que devient le système ?

Il continue à tourner. Chaque brique est documentée pour l'équipe qui en hérite et construite sur des standards ouverts, de sorte que toute équipe qui reprend la main puisse s'y retrouver. Vous gardez la main sur vos outils et vos données.

Les prochaines étapes

Un premier échange sur vos processus

Nous regardons ensemble si un bilan se justifie pour votre organisation, et sur quel périmètre. Une conversation concrète, sans engagement, ou envoyez-nous en deux phrases le processus qui vous coûte le plus de temps aujourd'hui.

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