Automatisierung und KI für den Pflegesektor

Die Einstellung ist entschieden. Wann kann die neue Pflegekraft anfangen?

Zwischen Unterschrift und erstem Tag sammeln sich Unterlagen, Genehmigungen und Nachfassaktionen. Wir klären zuerst den schwersten Ablauf.

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Unverbindliches Discovery-Gespräch
Audit nur, wenn es nützlich ist
EU-Cloud als Standard

Google5,0 / 5

Amar MujkicInhaber von Atelier AM3D SARL, Renovierungsunternehmen (Luxemburg)1 Google-Rezension

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« Pour une fois, une décision prise sur des chiffres concrets. »

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« Excellent! J’ai vu passer assez de vendeurs de solutions pour rester prudent. On a commencé par un audit de nos process, et en une semaine j'avais un rapport clair, chiffré en heures et en argent sur l'année, qui pointait noir sur blanc ce qui valait le coup d'automatiser chez nous et ce qui non. Pour une fois, une décision prise sur des chiffres concrets.
Ce qui compte pour moi, c'est qu'il ne survend pas. Le consultant m'a dit lui-même là où l'IA ou l’automatisation normale n’apportait rien chez nous. Et l'audit est garanti, s'il ne repère pas au moins trois fois son prix en gains, il n'est pas facturé. Le risque est de leur côté. Prestataire sérieux, je recommande sans réserve. »

Das Wesentliche

LDS ist eine Automatisierungs- und KI-Firma.

Wir arbeiten mit Direktionen und Verwaltungsverantwortlichen von Pflege- und Betreuungseinrichtungen (Pflegeheime, Wohnheime, Hilfs- und Pflegedienste) in Luxemburg und der Grande Région, an den Dokumenten- und Verwaltungsprozessen, die auf ohnehin schon angespannten Teams lasten.

Anwendungsfälle

Was sich konkret ändert

Workflow

Personalakte eines neuen Mitarbeiters

Eine neue Pflegekraft kommt in drei Wochen, und niemand weiß genau, wer welche Dokumente erhalten hat.

Eine strukturierte Nachverfolgung ersetzt die von Hand geführte Tabelle. Jedes Dokument hat einen Status, eine Nachfassung geht automatisch raus, je nachdem, was noch fehlt, und nach zwei Nachfassungen ohne Antwort geht die Aufgabe zurück an eine Person. Sensible Dokumente bleiben getrennt behandelt, mit menschlicher Freigabe.

Sie sehen auf einen Blick, welche Akten vorankommen und welche heute einen Anruf braucht.

Automatisierung

Wiederkehrende Verwaltungsdokumente

Jede Verlängerung einer Vereinbarung hängt am Gedächtnis der Person, die sich darum kümmert.

Eine automatisierte Nachverfolgung merkt sich die Fristen und meldet, was näher rückt, ohne von einer einzigen Person abzuhängen, die sich daran erinnert.

Die Nachverfolgung hält, auch wenn die Person, die die Akte betreut hat, abwesend ist oder die Stelle wechselt.

KI-Agent

Triage der eingehenden Post

Die Verwaltungspost kommt mit allem anderen vermischt an, und das tägliche Sortieren beschäftigt einen Teil Ihres Teams.

Eine erste automatische Sortierung ordnet die Post nach ihrem Gegenstand und bereitet eine Standardantwort vor, wenn der Fall es zulässt, immer einer menschlichen Freigabe vor dem Versand unterstellt.

Ihr Team beginnt seinen Tag mit einer bereits sortierten Post.

KI-Agent

Standardschreiben und -dokumente

Bei einer Standardantwort beginnt die Erstellung oft bei null, oder bei einer alten Datei, die jemand wiederfindet und von Hand anpasst.

Ein erster Entwurf wird automatisch aus Ihren eigenen Vorlagen und dem Inhalt der Akte erstellt, immer von einer Person gegengelesen und freigegeben vor dem Versand.

Ihr Team erhält einen Entwurf, der schon zum Gegenlesen bereit ist.

Unser Beweis

Wir kennen die realen Abläufe des Sektors

Die Nachverfolgung einer Personalakte für einen neuen Mitarbeiter ist einer der Prozesse, die wir intern gebaut und getestet haben, als technischen Prototyp, bis auf die Ebene von Code und Datenbank. Sie deckt das Einsammeln der Verwaltungsdokumente ab, automatische Nachfassungen je nach Stand der Akte und eine Gesamtübersicht der Fristen anstelle einer von Hand gepflegten Tabelle, mit einer strikten Trennung der sensiblen Dokumente von der Konzeption an.

Dieselbe Arbeit gilt für Ihre Nachfassungen, Ihre Post und Ihre wiederkehrenden Dokumente. Sie hat uns den realen Ablauf einer Akte im Pflegesektor gezeigt, Dokument für Dokument, Nachfassung für Nachfassung, bevor wir bei Ihnen eine einzige Zeile Code schreiben.

Der Gründer

« Ich kenne die Möglichkeiten und Risiken von KI. Meine Vision für LDS ist, Sie auf dem Weg zu einer dauerhaften und einfach nutzbaren Infrastruktur zu begleiten. Sie haben einen luxemburgischen Berater als direkten Ansprechpartner. Wir übernehmen die Komplexität, dokumentieren unsere Entscheidungen, machen Berechnungen nachvollziehbar und geben Ihren Teams alles an die Hand, was sie brauchen, ohne selbst zu KI-Experten werden zu müssen. »

Luca BarnaboGründer von Lux Digital Solutions

Ein konkretes Beispiel

Ein System, das wir gebaut haben, im Detail

Um konkret zu bleiben, hier ein System, das wir selbst gebaut und getestet haben, die vollständige Nachverfolgung einer Personalakte in einer Pflegeeinrichtung.

Die Akte verfolgt, Nachfassungen automatisch

Jedes erwartete Dokument trägt einen Status, und die Nachverfolgung ersetzt die von Hand geführte Tabelle. Eine einzige Regel, einmal geschrieben und getestet, entscheidet, wann eine Nachfassung rausgeht und was sie einfordert. Nach zwei Nachfassungen ohne Antwort geht die Aufgabe zurück an eine Person.

Es dockt an Ihre bestehenden Werkzeuge an

Das System dockt an das an, was Sie schon nutzen, von der Lohnsoftware bis zur Archivierung, ohne dass Sie das Werkzeug wechseln. Gängige Dokumente können eine assistierte Lesung erhalten, immer von einer Person geprüft.

Sensible Daten außer Reichweite der Maschine

Der Strafregisterauszug und das ärztliche Attest werden nie an eine automatische Lesung übergeben. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung, ohne dass ihr Inhalt gespeichert wird. Diese Sperre ist an drei Stellen des Systems verankert und durch automatische Tests geprüft.

Eine Person vor jeder Handlung

Nichts geht nach außen, ohne dass eine Person es freigegeben hat, ob Einstellungszusage oder Vertrag. Und wenn die automatische Lesung nicht sicher genug ist, geht die Aufgabe zurück an eine Person.

Wir entwerfen und testen diesen Ablauf, bevor wir bei Ihnen eine einzige Zeile Code schreiben. Das ist, was Sie bekommen, ein dokumentiertes und getestetes System, aufgesetzt auf Ihre bestehenden Werkzeuge.

Der Ablauf

Wie es abläuft

Discovery-Gespräch (kostenlos, dreißig Minuten)
Sie beschreiben den Prozess, der Ihr Team belastet, die beteiligten Personen und die Sensibilität der Dokumente. Wir gehen nicht von einer vorgegebenen Leistung aus.
Empfehlung für die passende Begleitung
Wir empfehlen den kleinsten sinnvollen Schritt: direkte Umsetzung, Prototyp, Schulung oder ein gezieltes Audit, wenn mehrere Abläufe und Risiken zuerst verglichen werden müssen.
Sie behalten die Kontrolle über die Fortsetzung
Sie können weitermachen, die Empfehlung intern prüfen lassen oder vorerst nichts starten. Weder ein Systemwechsel noch ein weiterer Auftrag erfolgen automatisch.

Möglichkeiten nach dem Gespräch ansehen

Ihre Daten

Wo liegen Ihre Daten?

Der Pflegesektor verarbeitet besonders sensible Daten, darunter Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und Daten über strafrechtliche Verurteilungen nach Art. 10 DSGVO. Wir passen die Infrastruktur an die Sensibilität jedes Dokuments an. Für personenbezogene Daten, die ein Dienstleister verarbeitet, ist eine EU-Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag der Standard. Je nach Bedarf bleiben ein dedizierter Server in Europa oder eine Installation bei Ihnen möglich. In dem auf dieser Seite gezeigten Beispiel werden Strafregisterauszug und ärztliches Attest nicht an das automatische Lesesystem übergeben. Gängige Verwaltungsdokumente können assistiert ausgelesen und mit menschlicher Freigabe verarbeitet werden. Umfang, Verarbeitungsort und Schutzvorkehrungen werden vor der Umsetzung festgelegt. Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen nicht den Rat eines auf Datenschutz spezialisierten Anwalts. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an einen Rechtsberater.

Nach dem Gespräch

Eine Situation, mehrere mögliche Wege

Wir klären zuerst den Prozess, seine Sensibilität und was bereits ausreichend definiert ist. Die Empfehlung folgt Ihrer Situation, nicht einem vorgegebenen Ablauf.

Direkte Umsetzung eines klar definierten Verwaltungsprozesses
Gezieltes Audit, wenn mehrere Dienste, Volumen oder Risiken verglichen werden müssen
Workshop, Prototyp oder Schulung vor einer größeren Entscheidung

FAQ

Häufige Fragen

Liest eine KI Gesundheitsdaten oder einen Strafregisterauszug?

In dem hier gezeigten Beispiel nicht. Eine Person ordnet das Dokument beim Eingang zu und erfasst die Eingangsbestätigung. Strafregisterauszug und ärztliches Attest bleiben außerhalb des automatischen Extraktionssystems. Gängige Verwaltungsdokumente können assistiert ausgelesen und mit menschlicher Freigabe verarbeitet werden. Bei jeder Umsetzung wird dieser Umfang vor der Inbetriebnahme festgelegt und getestet.

Muss die Personaldelegation konsultiert werden, bevor ein solches System eingeführt wird?

Wir können Ihnen nicht sagen, was Ihre Situation rechtlich verlangt, das hängt von Ihrer Einrichtung ab und fällt in den Bereich Ihres Rechtsberaters oder Ihrer Delegation. Auf technischer Ebene strukturiert das System die Nachverfolgung und bereitet Nachfassungen vor, die eine Person freigibt, ohne eine Entscheidung über eine Bewerber- oder Mitarbeiterakte zu treffen. Wir dokumentieren seine Funktionsweise, damit Sie es in voller Transparenz vorstellen können.

Was ist das Audit konkret?

Eine Analyse der Verwaltungsprozesse in dem Rahmen, den Sie uns vorgeben, Personalakten, Nachfassungen von Dokumenten, wiederkehrende Dokumente oder Postbearbeitung. Sie erhalten dazu einen schriftlichen Bericht von sechs bis zehn Seiten, mit einer Anlage, in der jeder Posten beziffert und von Ihrer Seite nachprüfbar ist. Das Audit zeigt, was sich wiederholt, was es an Verwaltungszeit kostet und was die Automatisierung ändern würde.

Müssen wir unsere aktuelle Software wechseln?

Nein. Das Audit geht von Ihren bestehenden Werkzeugen aus, und eine eingeführte Automatisierung stützt sich auf das, was Sie bereits nutzen. Ein Werkzeugwechsel wird nur vorgeschlagen, wenn das Audit den echten Gewinn dafür zeigt.

Was kostet das?

Das hängt vom gewählten Rahmen ab, wir besprechen es im ersten kostenlosen Gespräch, sobald Ihre Prozesse beschrieben sind. Rahmen und Berechnungsmethode werden im Angebot festgelegt, bevor wir beginnen, und der Bericht bleibt allein nutzbar, als interne Entscheidungsgrundlage, auch ohne anschließende Umsetzung.

Ist eine kleine Einrichtung mit wenig Verwaltungsmitteln auch angesprochen?

Ja, oft sogar mehr als eine große Einrichtung, weil ein kleines Verwaltungsteam das Gewicht einer liegen gebliebenen Akte oder einer vergessenen Nachfassung schneller spürt. Ein echtes Potenzial im analysierten Rahmen zählt mehr als die Größe der Einrichtung, und es zeigt sich schon beim ersten Gespräch.

Die nächsten Schritte

Ein erstes Gespräch von dreißig Minuten

Ein erstes Gespräch von dreißig Minuten genügt, um den Bedarf und den kleinsten sinnvollen Schritt zu klären. Danach entscheiden Sie unverbindlich über die Fortsetzung, telefonisch oder in zwei Sätzen per Mail.

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