Automatisierung und KI für den Pflegesektor

Wie viel Zeit verbringt Ihr Verwaltungsteam damit, einen Strafregisterauszug oder ein Diplom nachzufordern, das nicht ankommt?

Das Eintrittsdossier einer neuen Pflegekraft bleibt liegen, weil ein Dokument fehlt, die Nachfassungen gehen von Hand raus und die Excel-Tabelle dient als kollektives Gedächtnis für die Fristen. Diese Verwaltungszeit ist Zeit, die Ihr Team nicht bei den Bewohnern verbringt.

Zum Bilan Terrain

Schriftlicher, bezifferter Bericht
Dreifach-Garantie auf das Honorar
In Europa gehostet, per AVV abgesichert

Das Angebot

Der Bilan Terrain, mit einer bezifferten Zusage

Bevor wir irgendetwas einführen, analysieren wir Ihre Verwaltungsprozesse in dem Perimeter, den Sie uns vorgeben, Eintrittsdossiers, Nachfassungen, wiederkehrende Dokumente oder Postbearbeitung.

Einen schriftlichen Bericht von sechs bis zehn Seiten
Einen Berechnungs-Anhang, Zeile für Zeile nachprüfbar
Eine Roadmap, die die Aufgaben nach Rentabilität ordnet

Unsere Zusage

Dreifach-Garantie auf das Honorar

Weist der Bericht nicht mindestens das Dreifache des Audit-Honorars an beziffertem jährlichem Einsparpotenzial nach, wird das Audit nicht in Rechnung gestellt.

Die Berechnungsmethode wird im Angebot festgelegt, bevor wir beginnen, und ändert sich nicht.

Termin vereinbaren

Unser Beweis

Wir kennen die realen Abläufe des Sektors

Wir haben intern den technischen Prototyp einer Preboarding-Nachverfolgung für eine Pflegeeinrichtung gebaut und getestet, bis auf die Ebene von Code und Datenbank. Er deckt das Eintrittsdossier eines neuen Mitarbeiters ab, das Einsammeln der Verwaltungsdokumente (Diplom, Arbeitszeugnis), automatische Nachfassungen je nach Stand des Dossiers und eine Gesamtübersicht der Fristen anstelle einer von Hand gepflegten Tabelle, mit einer strikten Trennung der sensiblen Dokumente von der Konzeption an. Der Strafregisterauszug oder das ärztliche Attest erhalten nur eine Eingangsbestätigung, nie eine automatisierte Auslesung.

Diese Arbeit hat uns den realen Ablauf eines Eintrittsdossiers im Pflegesektor gezeigt, Dokument für Dokument, Nachfassung für Nachfassung, bevor wir bei Ihnen eine einzige Zeile Code schreiben.

Anwendungsfälle

Was sich konkret ändert

Eintrittsdossier eines neuen Mitarbeiters

Eine neue Pflegekraft fängt in drei Wochen an. Es fehlen noch ihr Strafregisterauszug und ihr Arbeitszeugnis, und niemand weiß genau, wer was erhalten hat und seit wann das Dossier wartet.

Eine strukturierte Nachverfolgung ersetzt die von Hand gepflegte Tabelle. Jedes Dokument hat einen Status, eine Nachfassung geht zum richtigen Zeitpunkt raus, je nachdem, was noch fehlt, und der Eintrittstermin bleibt sichtbar, bevor er zum Problem wird.

Sie sehen auf einen Blick, welche Dossiers vorankommen und welches heute einen Anruf braucht.

Nachfassung fehlender Dokumente

Ein Verwaltungsdokument fehlt seit zehn Tagen. Niemand hat nachgefasst, weil es niemandes ausdrückliche Aufgabe ist und das nächste Dossier schon auf dem Schreibtisch liegt.

Eine automatische Nachfassung geht raus, je nachdem, was fehlt und seit wann, mit einem Inhalt, der zum Stand des Dossiers passt. Nach zwei Nachfassungen ohne Antwort geht die Aufgabe zurück an einen Menschen.

Ein Dossier, das durchrutscht, wird in den Tagen vor dem Eintrittstermin wieder sichtbar.

Wiederkehrende Verwaltungsdokumente

Jede Verlängerung einer Konvention, jede regulatorische Frist und jedes regelmäßig neu auszustellende Dokument hängt am Gedächtnis der Person, die sich darum kümmert, und an einer Tabelle, die nur aktuell ist, wenn jemand daran denkt, sie zu aktualisieren.

Eine automatisierte Nachverfolgung behält die Fristen und meldet, was näher rückt, ohne dass eine einzelne Person daran denken muss.

Die Nachverfolgung hält, auch wenn die Person, die das Dossier getragen hat, abwesend ist oder die Stelle wechselt.

Triage der Eingangspost

Die Verwaltungspost kommt vermischt mit allem anderen an, und ein Teil Ihres Teams verbringt jeden Tag Zeit damit zu sortieren, was dringend ist, was auf eine Antwort wartet und was direkt abgelegt werden kann.

Eine erste automatische Sortierung ordnet die Post nach ihrem Gegenstand und bereitet eine Standardantwort vor, wenn der Fall sich dafür eignet, immer mit menschlicher Freigabe vor dem Versand.

Ihr Team beginnt den Tag mit einer Post, die bereits sortiert ist.

Der Ablauf

Wie es abläuft

Erstgespräch (kostenlos, dreißig Minuten)
Sie schildern uns Ihre wichtigsten Verwaltungsprozesse. Wir prüfen, ob ein Bilan gerechtfertigt ist und ob die bezifferte Zusage in Ihrer Situation erreichbar ist. Wenn nicht, sagen wir es direkt.
Bilan Terrain (Analyse und Bericht)
Strukturiertes Gespräch von etwa neunzig Minuten, gefolgt von zwei bis drei Stunden Analyse der Tools, Dokumentenflüsse und Zeitmessungen. Sie erhalten den Bericht mit dem Berechnungs-Anhang.
Weiteres nach Ihren Prioritäten
Umsetzung der identifizierten Automatisierungen, Schulung des Teams, oder einfach der Bericht als interne Entscheidungsgrundlage. Die Wahl liegt bei Ihnen, ein Systemwechsel ist von unserer Seite nicht erforderlich.

Das Wesentliche

LDS ist eine Automatisierungs- und KI-Firma. Wir arbeiten mit Direktionen und Verwaltungsverantwortlichen von Pflege- und Betreuungseinrichtungen (Pflegeheime, Foyers, Hilfs- und Pflegedienste) in Luxemburg und der Grande Région, an den Dokumenten- und Verwaltungsprozessen, die auf ohnehin schon angespannten Teams lasten.

Wir analysieren Ihre Verwaltungsprozesse. Das Ergebnis ist ein schriftlicher, bezifferter Bericht, der Bilan Terrain, der erreichbare Einsparungen identifiziert, Maßnahmen priorisiert und jeden Posten auf Basis Ihrer eigenen Daten beziffert. Weist der Bericht nicht mindestens das Dreifache seines Honorars an beziffertem jährlichem Einsparpotenzial nach, berechnen wir ihn nicht. Die eingesetzten Lösungen sind in Europa gehostet und vertraglich durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert (Art. 28 DSGVO). Dokumente besonderer Kategorien (Strafregisterauszug, Gesundheitsdaten) werden gesondert behandelt.

Ihre Daten

Wo liegen Ihre Daten?

Der Pflegesektor verarbeitet besonders sensible Daten, darunter Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) und den Strafregisterauszug (Art. 10 DSGVO). Wir passen die Infrastruktur an die Sensibilität jedes Dokuments an, mit mehreren möglichen Stufen je nach Ihrem Bedarf, von der EU-Cloud mit Auftragsverarbeitungsvertrag (dem Standard) über dedizierte Server in Europa bis zu Modellen, die direkt bei Ihnen installiert sind. In jedem Fall werden der Strafregisterauszug und das ärztliche Attest nie von einem automatisierten System gelesen; sie erhalten nur eine Eingangsbestätigung, die von einer Person geprüft wird. Gängige Verwaltungsdokumente (Diplom, Arbeitszeugnis) können assistiert ausgelesen werden, immer von einer Person geprüft. Unsere Lösungen sind in Europa gehostet und vertraglich durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert (Art. 28 DSGVO). Sie wissen, bevor wir beginnen, wo Ihre Daten liegen und in welchem Rahmen sie verarbeitet werden. Diese Inhalte dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen nicht den Rat eines auf Datenschutz spezialisierten Anwalts. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an einen Rechtsberater.

FAQ

Häufige Fragen

Liest eine KI Gesundheitsdaten oder einen Strafregisterauszug?

Nein. Dokumente besonderer Kategorien im Sinne der Artikel 9 und 10 DSGVO, Gesundheitsdaten und Strafregisterauszug, werden nie an ein automatisches Extraktionssystem übergeben. Sie erhalten nur eine Eingangsbestätigung (Datum, Dokumententyp), die von einer Person geprüft wird. Nur gängige Verwaltungsdokumente (Diplom, Arbeitszeugnis) können assistiert ausgelesen werden, immer mit menschlicher Freigabe, insbesondere wenn das Vertrauensniveau der automatischen Auslesung nicht ausreicht.

Muss die Personaldelegation einbezogen werden, bevor ein solches System eingeführt wird?

Wir können Ihnen nicht sagen, was Ihre Situation rechtlich verlangt, das hängt von Ihrer Einrichtung ab und ist Sache Ihres Rechtsberaters oder Ihrer Delegation. Technisch können wir Ihnen sagen, dass das System keine Entscheidung über das Dossier eines Bewerbers oder Mitarbeiters trifft. Es strukturiert die Nachverfolgung und bereitet Nachfassungen vor, die eine Person freigibt. Wir dokumentieren die Funktionsweise des Systems, damit Sie es transparent vorstellen können.

Was ist der Bilan Terrain, konkret?

Eine Analyse der Verwaltungsprozesse im Perimeter, den Sie uns vorgeben: Eintrittsdossiers, Nachfassung von Dokumenten, wiederkehrende Dokumente oder Postbearbeitung. Das Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht von sechs bis zehn Seiten mit einem bezifferten Berechnungs-Anhang je Posten, den Sie selbst nachrechnen können. Der Bilan zeigt, was sich wiederholt, was es an Verwaltungszeit kostet und was Automatisierung konkret lösen würde.

Müssen wir unsere aktuelle Software wechseln?

Nein. Der Bilan geht von Ihren bestehenden Tools aus, und eine umgesetzte Automatisierung baut auf dem auf, was Sie bereits nutzen. Ein Toolwechsel wird nur vorgeschlagen, wenn der Bilan den realen Gewinn zeigt.

Was kostet das?

Das hängt vom gewählten Perimeter ab. Wir besprechen es im ersten Gespräch, kostenlos, sobald Ihre Prozesse beschrieben sind. Der Bilan Terrain selbst trägt eine bezifferte Zusage. Berechnet wird er nur, wenn er mindestens das Dreifache seines Honorars an beziffertem jährlichem Einsparpotenzial nachweist.

Ist das auch für eine kleine Einrichtung mit wenig Verwaltungsressourcen relevant?

Ja, oft mehr als für eine große Einrichtung, denn ein kleines Verwaltungsteam spürt das Gewicht eines liegengebliebenen Dossiers oder einer vergessenen Nachfassung schneller. Die Größe ändert nichts an der Sache. Was zählt, ist, dass im analysierten Perimeter ein reales Potenzial existiert, und das zeigt sich schon im ersten Gespräch.

Die nächsten Schritte

Ein erstes Gespräch von dreißig Minuten

Wir schauen, ob Ihre Situation einen Bilan rechtfertigt und ob die bezifferte Zusage erreichbar ist, ein konkretes Gespräch über Ihre Verwaltungsprozesse, ohne Verpflichtung. Oder beschreiben Sie uns in zwei Sätzen, was Ihr Team am meisten Zeit kostet.

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