Automatisation et IA pour le secteur des soins

Combien de temps votre équipe administrative passe-t-elle à réclamer un casier judiciaire ou un diplôme qui n'arrive pas ?

Le dossier d'entrée d'un nouveau soignant traîne parce qu'il manque une pièce, les relances partent à la main et le tableau Excel sert de mémoire collective pour suivre les échéances. Ce temps administratif est du temps que votre équipe ne passe pas auprès des résidents.

Voir le Bilan Terrain

Bilan écrit et chiffré
Garantie triple honoraire
Hébergé en Europe, encadré par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD)

L'offre

Le Bilan Terrain, avec un engagement chiffré

Avant de déployer quoi que ce soit, nous analysons vos processus administratifs dans le périmètre que vous nous fixez, dossiers d'entrée, relances, documents récurrents ou traitement du courrier.

Un rapport écrit de six à dix pages
Une annexe de calcul vérifiable ligne par ligne
Une feuille de route qui classe les tâches par rentabilité

Notre engagement

Garantie triple honoraire

Si le bilan n'identifie pas au moins le triple de l'honoraire de l'audit en potentiel d'économie annuelle chiffré, il n'est pas facturé.

La méthode de calcul est fixée dans le devis avant que nous commencions, et ne change pas.

Prendre rendez-vous

Notre preuve

Nous connaissons le fonctionnement réel du secteur

Nous avons construit et testé, en interne, la maquette technique d'un suivi de préboarding pour une structure de soins, jusqu'au niveau du code et de la base de données. Elle couvre le dossier d'entrée d'un nouveau collaborateur, la collecte des pièces administratives (diplôme, certificat de travail), les relances automatiques selon le stade du dossier et une vue d'ensemble des échéances à la place d'un tableau tenu à la main, avec une séparation stricte des pièces sensibles dès la conception. Le casier judiciaire ou le certificat médical reçoivent uniquement un accusé d'entrée, jamais une lecture automatisée.

Ce travail nous a montré le déroulé réel d'un dossier d'entrée dans le secteur des soins, pièce par pièce, relance par relance, avant d'écrire la moindre ligne de code chez vous.

Cas d'usage

Ce que ça change concrètement

Dossier d'entrée d'un nouveau collaborateur

Un nouveau soignant arrive dans trois semaines. Il manque encore son casier judiciaire et son certificat de travail, et personne ne sait précisément qui a reçu quoi, ni depuis quand le dossier attend.

Un suivi structuré remplace le tableau tenu à la main : chaque pièce a un statut, une relance part au bon moment selon ce qui manque encore, et l'échéance d'entrée reste visible avant qu'elle ne devienne un problème.

Vous voyez en un coup d'œil quels dossiers avancent et lequel demande un appel aujourd'hui.

Relance des pièces manquantes

Une pièce administrative manque depuis dix jours. Personne ne l'a relancée, parce que ce n'est le rôle explicite de personne et que le dossier suivant est déjà sur le bureau.

Une relance automatique part selon ce qui manque et depuis quand, avec le contenu adapté à l'état du dossier. Après deux relances sans réponse, la tâche revient à un humain.

Un dossier qui glisse redevient visible dans les jours qui précèdent l'échéance d'entrée.

Documents administratifs récurrents

Chaque renouvellement de convention, chaque échéance réglementaire ou chaque document à réémettre régulièrement repose sur la mémoire de la personne qui s'en occupe, et sur un tableau qui n'est à jour que si quelqu'un pense à le mettre à jour.

Un suivi automatisé retient les échéances et signale ce qui approche, sans dépendre d'une seule personne pour se souvenir.

Le suivi tient, même quand la personne qui portait le dossier est absente ou change de poste.

Triage du courrier entrant

Le courrier administratif arrive mélangé avec tout le reste, et une partie de votre équipe passe du temps chaque jour à trier ce qui est urgent, ce qui attend une réponse, et ce qui peut être classé directement.

Un premier tri automatique classe le courrier selon son objet et prépare une réponse type quand le cas s'y prête, toujours soumise à une validation humaine avant envoi.

Votre équipe ouvre sa journée sur un courrier déjà classé.

Le déroulé

Comment ça se passe

Échange initial (gratuit, trente minutes)
Vous nous décrivez vos processus administratifs principaux. Nous évaluons si un bilan se justifie et si l'engagement chiffré est atteignable pour votre situation, et nous le disons si ce n'est pas le cas.
Bilan Terrain (analyse et rapport)
Entretien structuré d'environ quatre-vingt-dix minutes, suivi de deux à trois heures d'analyse des outils, des flux de documents et des mesures de temps. Vous recevez le rapport avec l'annexe de calcul.
Suite selon vos priorités
Mise en place des automatisations identifiées, formation de l'équipe, ou simplement le rapport comme base de décision interne. La suite vous appartient, aucun changement de système n'est requis de notre part.

L'essentiel

LDS est une société d'automatisation et d'IA. Nous travaillons avec les directions et responsables administratifs des structures de soins et d'accompagnement (maisons de soins, foyers, services d'aide et de soins) au Luxembourg et en Grande Région, sur les processus documentaires et administratifs qui pèsent sur des équipes déjà sous tension.

Nous analysons vos processus administratifs. Le résultat est un rapport écrit et chiffré, le Bilan Terrain, qui identifie les gains réalisables, priorise les actions et chiffre chaque poste avec vos propres données. Notre engagement : s'il n'identifie pas au moins le triple de son honoraire en potentiel d'économie annuelle chiffré, il n'est pas facturé. Les solutions que nous mettons en place sont hébergées en Europe, encadrées par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Les documents relevant de catégories particulières (casier judiciaire, données de santé) suivent un traitement distinct.

Vos données

Où sont hébergées vos données ?

Le secteur des soins traite des données particulièrement sensibles, dont les données de santé (art. 9 RGPD) et le casier judiciaire (art. 10 RGPD). Nous adaptons l'infrastructure au niveau de sensibilité de chaque document, avec plusieurs paliers possibles selon vos besoins, du cloud européen avec contrat de sous-traitance (le standard) jusqu'aux serveurs dédiés en Europe ou aux modèles installés directement chez vous. Dans tous les cas, le casier judiciaire et le certificat médical ne sont jamais lus par un système automatisé ; ils reçoivent uniquement un accusé d'entrée vérifié par une personne. Les documents administratifs courants (diplôme, certificat de travail) peuvent faire l'objet d'une lecture assistée, toujours vérifiée par une personne. Nos solutions sont hébergées en Europe, encadrées par un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Vous savez, avant que nous commencions, où vos données se trouvent et dans quel cadre elles sont traitées. Ce contenu est fourni à titre informatif général. Il ne constitue pas un conseil juridique et ne remplace pas l'avis d'un avocat spécialisé en protection des données. Pour votre situation spécifique, consultez un conseiller juridique.

FAQ

Questions fréquentes

Une IA va-t-elle lire des données de santé ou un casier judiciaire ?

Non. Les documents relevant de catégories particulières au sens des articles 9 et 10 du RGPD, données de santé et casier judiciaire, ne sont jamais transmis à un système d'extraction automatique. Ils reçoivent uniquement un accusé d'entrée (date, type de document), vérifié par une personne. Seuls les documents administratifs courants (diplôme, certificat de travail) peuvent faire l'objet d'une lecture assistée, toujours avec validation humaine, en particulier lorsque le niveau de confiance de la lecture automatique est insuffisant.

Faut-il consulter la délégation du personnel avant de mettre en place un tel système ?

Nous ne sommes pas en mesure de vous dire ce que votre situation exige juridiquement, cela dépend de votre structure et relève de votre conseiller juridique ou de votre délégation. Ce que nous pouvons dire techniquement : le système ne prend aucune décision sur un dossier de candidat ou de collaborateur, il structure le suivi et prépare des relances qu'une personne valide. Nous documentons le fonctionnement du système pour que vous puissiez le présenter en toute transparence.

Qu'est-ce que le Bilan Terrain, concrètement ?

Une analyse des processus administratifs dans le périmètre que vous nous fixez : dossiers d'entrée, relances de pièces, documents récurrents, ou traitement du courrier. Le résultat est un rapport écrit de six à dix pages avec une annexe de calcul chiffré par poste, que vous pouvez vérifier vous-même. Le bilan identifie ce qui se répète, ce que ça coûte en temps administratif et ce que l'automatisation résoudrait concrètement.

Faut-il changer nos logiciels actuels ?

Non. Le bilan part de vos outils existants, et une automatisation mise en place s'appuie sur ce que vous utilisez déjà. Un changement d'outil n'est proposé que si le bilan en montre le gain réel.

Combien ça coûte ?

Cela dépend du périmètre retenu. Nous en discutons lors du premier échange, gratuit, une fois vos processus décrits. Le Bilan Terrain lui-même porte un engagement chiffré : s'il n'identifie pas au moins le triple de son honoraire en potentiel d'économie annuelle chiffré, il n'est pas facturé.

Une petite structure, avec peu de moyens administratifs, est-elle concernée ?

Oui, souvent davantage qu'une grande structure : une équipe administrative réduite ressent plus vite le poids d'un dossier qui traîne ou d'une relance oubliée. La taille ne change rien à l'affaire, ce qui compte, c'est qu'un potentiel réel existe dans le périmètre analysé, et cela se voit dès le premier échange.

Les prochaines étapes

Un premier échange de trente minutes

Nous regardons si votre situation justifie un bilan et si l'engagement chiffré est atteignable, une conversation concrète sur vos processus administratifs, sans obligation. Ou décrivez-nous en deux phrases ce qui prend le plus de temps à votre équipe.

Prendre rendez-vousVoir les services